Sachbearbeiter:in (m/w/d) für die telefonische und digitale Patient:innenkommunikation in der Ambulanzverwaltung
Das ifs ist ein systemisches Aus- und Weiterbildungsinstitut und bietet seit 1988 ein breites Angebot von Trainings- und Qualifizierungsmaßnahmen an, welche von systemischer Familientherapie, Systemischer Psychotherapie bis hin zu Systemischer Beratung, Coaching und Supervision reichen. Die Psychotherapeutische Ausbildungsambulanz (für Systemische Therapie) des ifs ist seit 2020 ein fester Pfeiler der psychotherapeutischen Versorgung im Rhein-Ruhr-Gebiet. An unseren Standorten in Essen-Steele, Essen-Zentrum und seit 2025 auch in Leverkusen ermöglichen wir Patient:innen einen schnellen Zugang zu moderner Systemischer Therapie. Als staatlich anerkannte Ausbildungsstätte begleiten wir die Psychotherapeut:innen der Zukunft auf ihrem Weg zur Approbation.
Wir suchen ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n
Sachbearbeiter (m/w/d) für die telefonische und digitale Patient*innenkommunikation in der Ambulanzverwaltung
Worauf Sie sich freuen können:
- eine interessante und vielfältige Tätigkeit mit eigenständigem Arbeitsbereich in einem engagierten und motivierten Team
- Entlohnung in Anlehnung an den TvöD
- Beginn: ab sofort, nach Absprache
- Verhandelbarer Stundenanteil zwischen 25 und 40 Wochenstunden
- Moderner Arbeitsplatz: Digitale Aktenführung und moderne Software-Lösungen
- Feste/Flexible Arbeitszeiten ohne Schichtdienste und Wochenenddiensten
- Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Teams
- Teamorientiertes / Systemisches Leitbild und Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien
Ihr abwechslungsreiches Aufgabenspektrum:
Sie haben Mitgestaltungsmöglichkeiten in Bezug auf die Arbeitsabläufe.
Als Teil unseres Ambulanzverwaltungsteams haben Sie unter anderem folgende Aufgaben:
- Erstkontakt mit potentiellen Patient:innen per Telefon und E-Mail
- Schnittstellenfunktion: Sie begleiten Menschen auf ihrem Weg zur Psychotherapie und unterstützen die Patientenversorgung
- Aufnahme zukünftiger Patient*innen auf die Warteliste
- Weiterleitung der telefonisch und per Mail eingehenden Anfragen von Therapeut:innen und Patient:innen an die jeweiligen Kolleg:innen
- Versand und Bearbeitung von Anmeldedokumenten
- Terminierung und Koordination von Erstgesprächen
- Unterstützung bei allen administrativen Vorgängen in der Ambulanz
- Bearbeitung der Post (Eingang und Ausgang)
- Enger Austausch mit den Kolleg:innen im Verwaltungsteam, der Ambulanzleitung und den Psychotherapeut:innen in Ausbildung
Das bringen Sie mit:
- Sie verfügen über eine abgeschlossene (medizinische oder kaufmännische) Berufsausbildung (z.B. als Medizinische Fachangestellte MFA, im Bereich des Büro- oder Gesundheitsmanagements (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Sie haben Freude am telefonischen Kontakt mit Menschen, die ggf. in ihrer aktuellen Lebenssituation sehr gefordert sind.
- Ihre Arbeitsweise ist service- und patientenorientiert.
- Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, selbstorganisierte und eigenständige Arbeitsweise aus, die Sie mit einem hohen Maß an Diskretion und Teamgeist verbinden.
- Sie sind mit MS-Office Anwendungen (Outlook, Word, Excel) vertraut.
- Sie sind kommunikativ und verfügen über ein freundliches und souveränes Auftreten am Telefon, verbunden mit einer freundlichen Durchsetzungsfähigkeit und der Fähigkeit, sich abzugrenzen.
- Sie bewahren auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf und übernehmen gern Verantwortung.
- Sie sind gewillt, sich in die Thematiken und die Anforderungen unseres Ausbildungsinstituts inklusive einer angebundenen Ambulanz einzuarbeiten.
- Sie zeigen sich offen und aufgeschlossen gegenüber einer Einarbeitung in unsere Patientensoftware.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen per Mail unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen sowie des möglichen Eintrittstermins! Aus organisatorischen Gründen bitten wir darum, und per E-Mail zu kontaktieren und von telefonischer Kontaktaufnahme abzusehen.
Ansprechpartnerin: Dorothea Hanswille
per E-Mail an: d.hanswille@ifs-essen.de
Schriftliche Bewerbungsunterlagen können nicht zurückgesandt werden
ifs – Institut für Systemische Familientherapie, Supervision
und Organisationsentwicklung GmbH & Co KG
in 45276 Essen-Steele
